Politique de confidentialité

Mayer Millaire et associés CPA inc. s’engage à respecter la confidentialité de la vie privée et des renseignements personnels que nous avons en notre possession. Cette politique vise à énoncer nos politiques et procédures en matière d’accès, de conservation et destruction des renseignements personnels, de traitement des plaintes en cas d’incident de sécurité et violations des renseignements personnels.

Notre responsabilité

Mayer Millaire et associés CPA inc. est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession. La société a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels afin d’assurer le respect de la législation applicable concernant les renseignements personnels que nous avons en notre possession et dont nous faisons la gestion. Ce responsable est chargé de faire connaître, comprendre et appliquer les mesures en matière de confidentialité pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients.

Renseignements personnels de nos clients

Dans la réalisation de nos mandats, nous sommes amenés à collecter, utiliser et communiquer différents renseignements personnels concernant nos clients et anciens clients. Ces renseignements peuvent aussi être partagés entre les divers membres du cabinet, tout en respectant les normes professionnelles et déontologiques.

Pour chaque mandat réalisé, les renseignements personnels récoltés ne seront limités qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation de celui-ci. Nous obtenons ces renseignements de façon explicite ou implicite. Le consentement explicite survient par exemple lors de la signature d’un formulaire de consentement ou lors de la signature d’une lettre mission. En signant ces documents, le client donne son consentement à ce que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés et communiqués en conformité avec les conditions rédigées. Le consentement implicite survient lorsqu’un client fournit ses renseignements personnels en pleine connaissance de cause et en étant informé de notre politique. Un client peut consulter sur demande la politique de confidentialité.

Habituellement, un membre de notre équipe demande le consentement d’un client avant de communiquer ses renseignements personnels avec des tiers. Toutefois, il se peut que des renseignements soient communiqués sans consentement de la personne concernée dans certains cas où la loi l’exige.

En tout temps, un client a toujours le choix de retirer son consentement ou de ne pas donner son consentement quant à l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Afin de retirer son consentement, un client doit faire parvenir une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de Mayer Millaire et associés CPA inc. Dans ce cas, il est probable que nous ne soyons plus en mesure de livrer ou de continuer à lui livrer nos services.

Témoins de connexion (cookies) et autres technologies

Lorsque vous naviguez sur notre site web, celui-ci vous informe de la présence des fichiers témoins. L’utilisateur est en mesure de pouvoir choisir quels fichiers témoins vous nous autorisez à utiliser durant l’utilisation de notre site.

D’autres moyens sont utilisés pour recueillir des renseignements personnels via un formulaire de contact.

Services fournis par des tiers

De manière générale, les fournisseurs tiers que nous utilisons vont uniquement recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements dans la mesure du nécessaire pour pouvoir réaliser les services qu’ils nous fournissent. En ce que concerne ces fournisseurs, nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité pour que vous puissiez comprendre la manière dont ils traiteront vos renseignements personnels.

Les services tiers auxquels nous faisons appel sont les suivants :
Confidentialité et témoins | Wolters Kluwer

Conservation, destruction et anonymisation des renseignements personnels

Nous gardons des dossiers relatifs aux mandats exécutés, en conformité avec les normes professionnelles. Ces dossiers contiennent des feuilles de travail pouvant contenir des renseignements personnels. En tant que bureau de comptables professionnels agréés, nous avons l’obligation de conserver les dossiers et renseignements personnels jusqu’à ce qu’ils ne puissent être raisonnablement considérés comme nécessaires par la réglementation applicable. À l’expiration de ce délai, les données sont détruites de façon sécuritaire et responsable.

Sécurité des données

Mayer Millaire et associés CPA inc. a des mesures et des politiques de sécurité mises en place afin de protéger et sécuriser les renseignements personnels de ses clients. La conservation des données et des renseignements se fait dans des endroits sécurisés et/ou ayant des accès contrôlés. Les renseignements confidentiels qui sont conservés sur le serveur informatique interne sont protégés par des installations sécurisées. De plus, nous avons en place un système d’échanges électroniques sécuritaire afin de communiquer avec les clients.

Traitement des plaintes

Toute personne désirant formuler une plainte concernant l’application de la politique de confidentialité et la protection des renseignements personnels, doit le faire par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels mentionné ci-dessous.

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Marie-Ève Lauzon

info@mmacpainc.com